Существует множество важных и интересных мероприятий, требующих специальной подготовки и организации. Одно из таких мероприятий – разнообразные конференции, целью которых является обсуждение определённой группой лиц актуальных вопросов в той или иной области. Это могут быть пресс-конференции, бизнес-конференции, а также научные конференции.
С чего же начинается организация и проведение конференций? Первый этап подготовки – это составление плана, включающего такие вопросы как: цель и задачи мероприятия, уровень (международный, региональный и т.д), участники, финансирование, место проведения, программа работы конференции, результаты. Необходимо заранее продумать дату проведения конференции, учитывайте информацию о подобных мероприятиях в эту же дату, ведь ваша цель пригласить как можно больше участников. Обычно планирование конференции включается в годовой план работы учреждения, таким образом начать подготовку стоит минимум за полгода, чтобы успеть проработать все важные моменты. Разместите на сайтах программу конференции, старайтесь привлечь международные организации, а также людей из различных профессиональных областей, но которые имеют отношение к выбранной теме. Своевременно пригласите всех участников и запрашивайте информацию о подтверждении их участия.
Важный этап – организационный, подразумевающий выбор людей, которые будут помогать координировать мероприятие. От работы оргкомитета зависит успешность конференции, поэтому нужно подбирать хорошую команду. Необходимо продумать вопросы о размещении гостей, а также культурно-досуговой программе.
Конференция – это достаточно интересная форма работа, однако требующая определённых усилий для реализации поставленной цели.